Кейс по автоматизации 1С:Фитнес клуб КОРП, 4.0 в ООО "Либера"

Кейс по автоматизации 1С:Фитнес клуб КОРП, 4.0 в ООО "Либера"

ОПИСАНИЕ КЕЙСА-ВНЕДРЕНИЯ 

1С:Фитнес клуб КОРП, 4.0 в ООО "Либера"

Информация о компании

Фитнес клуб №1 Sport Town !
Многофункциональный спортивный комплекс !
Sport Town Club сочетает внутри себя всё, что необходимо для здоровья и идеальной физической формы! Располагается на трёх этажах, с отдельной летней площадкой. Общая площадь составляет 2000 квадратных метров. Оборудован мультибрендовыми тренажерами, просторным и светлым залом для групповых фитнес-программ, студией йоги и сайкла . А сауна поможет снять усталость после напряженного рабочего дня.

Тренерский состав - специалисты высокого класса, имеющие спортивное образование, а также прошедшие многократные курсы по повышению квалификации. Многие тренеры - чемпионы мира и Европы, мастера спорта. Регулярно, командой Sport Town проводятся различные внутренние и выездные event – мероприятия для всех клиентов фитнес-клуба. 

Как проходила автоматизация 

1. Подготовка демонстрации конфигурации 1С:Фитнес клуб КОРП, 4.0, интерес перехода на данную конфигурацию, с дальнейшими планами на выгрузку в 1С:Бухгалтерия предприятия, 3.0
Подготовлено рабочее место в организации клиента. На чистой демонстрационной базе подготовлен сюжетный пример по рекомендациям клиента: используемая номенклатура, тип ведения Расписания, пропускная система, нюансы работы и т.д.

2. Проведение демонстрации, ответы на вопросы

Демонстрация 1С:Фитнес клуб ПРОФ, 4.0. У клиента был автоматизирован учет в программе Девпарк фитнес, по типу расширенного Excel.

Проведена демонстрация в форме сюжетного примера: Звонок клиента – принятие звонка на Рецепции, ввод клиента в базу, его доступных данных, предварительная запись на пробное (бесплатное) Занятие, ввод в Расписание, приход клиента: его вход в Спортивный клуб, оформление продажи услуги (абонемента), выход клиента.
Демонстрация формирования отчетов по клиентам, посещениям, продажам, настройки отчетов.

Акцент на вопросах:

Задачи и взаимодействия с клиентом (CRM). Напоминания. СМС и email-рассылки.

Бизнес-процессы в задачах. Отчеты по «потерянным клиентам», статус: активен, но не посещающие занятия по условиям отбора: более 10, более 15, более 30 дней и т.д.

Клиенту была предоставлена в пользование демонстрационная база, с возможностью пользования программой, выдан ключ на ответ. хранение сроком на 1 мес.

На встрече выявлены потребности клиента:

Перенос справочной информации из их программы в 1С.
Интерес к Фитнес клуб КОРП, так как у них работает спорт. бар, а бар реализован только в КОРП.
Подготовлена и отдана распечатка для изучения - таблицы сравнения версии ПРОФ и КОРП, и распечатку с описанием функционала программы, вариантами интеграции и синхронизации с другими программами, мобильными приложениями и оборудованием. У клиента должно быть реализовано: считыватели карт и ключей от шкафчиков.

3. Предварительное обучение персонала Фитнес клуб ПРОФ 4.0 на демонстрационной базе перед покупкой программного обеспечения.

3. Предварительное обучение персонала

Занятие 1. Обучение менеджеров

Темы: Настройки системы. Основные справочники. Карточки клиентов. Задачи и взаимодействия.

Предварительная запись. Абонементы. Оплата услуг. Виды оплаты. Чек. 3 часа.

Занятие 2. Обучение менеджеров

Темы: Ведение карточек клиента, выдача карты и инвентаря. Потенциальные клиенты и клиенты клуба, отборы, печать. CRM в конфигурации. Ведение, настройка, печать расписания. Договора и шаблоны договоров. Номенклатура (Услуги, Пакеты услуг, Членства). Продажи. Отчеты по клиентам и продажам. 3 часа.

Занятие 3. Обучение кладовщика

Темы: Ведение склада. Поступление товаров, материалов, инвентаря. Списание на подразделения. Производство. Отчеты по запасам, настройки отчетов. 3 часа.

Занятие 4. Обучение администрации

Темы: Настройки системы. Документы продажи. Деньги. Отчеты по работе предприятия.

Учет рабочего времени и Зарплата персонала. Касса. 3 часа.

4. Продажа клиенту ПО, установка программы на рабочие ПК сотрудников, 4 рабочих места.

Учитывая, что со временем информационная база может расшириться, и работа в файловом режиме с базой станет некомфортной, а также учитывая невысокую производительность клиентских компьютеров, было принято решение установить на одном из компьютеров, выбранном для использования в качестве -Web-сервера, программу Web-сервер – Apache. Работу с базой в дальнейшем вести с помощью тонких клиентов 1С предприятие, так как необходимо подключение к ним внешнего оборудования: Web-камеры, считывателя магнитных карт, принтера пречеков.

Данное решение и было реализовано. На сервере была настроена Web-публикация информационной базы, на компьютерах клиентах – тонкие клиенты 1С Предприятие. После чего прописан путь к информационной базе и настроено подключенное внешнее оборудование в 1С:Фитнес клуб ПРОФ, 4.0.

5. Перенос данных, настройки учетной системы.

Так как прямой выгрузки из программы Девпарк фитнес в 1С:Фитнес клуб не существует, данные о клиентах было решено переносить выгружая в формате Excel и затем импортируя в 1С:Фитнес клуб с помощью имеющейся обработки Импорт данных , что и было реализовано. Незначительные трудности с которыми пришлось столкнуться, были решены внесением изменений в штатную обработку загрузки данных.

В результате загрузки данных был заполнен справочник Клиентов клуба, а также информация об актуальных статусах карт клиентов и их членств. Также по просьбе клиента была перенесена информация о предыдущем членстве клиентов, для более точного решения о том, какое членство следует предложить клиенту после окончания предыдущего.

Затем была произведена начальная настройка учетной системы: вход в клуб по магнитным картам, права на работу с кассой, настройка подключаемого оборудования. Настройка шаблона клиентского договора. Настройка некоторых отчетов под нужды клиента.

6. Консультирование по программе, дальнейшая поддержка, обслуживание.

Курс предварительного обучения составил 12 часов (было проведено 4 занятия по 3 часа), менеджеры, ответственный по складу, за инвентарь и администрация.

Бизнес-задача

Осуществление перехода организации с не учетной программы на учетную "1С:Фитнес клуб", ред. 4.0, КОРП, которую, в дальнейшем, планируется синхронизировать с 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0, Для осуществления такого перехода была необходимость в обучении сотрудников в разрезе ролей (проф. обязанностей) по потребностям клиента.
Клиенту требовалось экспресс-обучение сотрудников, данный курс расценивался, как первичное обучение персонала, до момента начала ведения хозяйственных операций в системе: знакомство с программой, ориентирование, работа со справочниками, документами, отчетами разных веток, в ходе обучения проходило параллельное выявление необходимости в доработках учетной системы силами наших программистов.

Как решили эту задачу

Был составлен, согласован и утвержден План обучения по сотрудникам в разрезе ролей (проф. обязанностей), в каждой группе были выделены ответственные за организацию рабочего места (учебный зал), организацию сотрудников, обратную связь с преподавателем и составление списка вопросов на дальнейшее развитие. Было проведено обучение по утвержденному плану в количестве заявленных часов, выявлены интересы и потребности, предложено решение или варианты решений по потребностям клиента, 30 минут оставлялось на каждом занятии времени на блиц: вопрос-ответ по возникающим в ходе обучения тематическим вопросам. После знакомства с программой, была реализована установка, выставление настроек, перенос данных их старой программы, и начало ведения учета.

Как было реализовано

Подготавливалась демо-версия с настройками клиента по потребностям данной организации: 1С:Фитнес клуб ПРОФ, редакция 4.0, данная база и стала платформой для обучения.
Обучение проводилось по типу Вебинара с тематическими сюжетными примерами, от настроек справочников, ввода документов до выхода на анализ базы, с настройками отчетов под вариативные задачи. Предварительное обучение сотрудников стало начальным этапом перед продажей ПО и его внедрением в организации.

Чего достигли, что улучшилось в компании

Проведено стартовое блиц-обучение сотрудников: знакомство с программой, ориентирование в ней, предложены схемы работы справочник-документ-отчет и работа по должностным обязанностям.
На момент установки, настройки программы и подготовки к работе, сотрудники уже имели представление о программе, с чем предстоит работать, роли (обязанности) были распределены по секторам, блокам, сотрудники получили общее представление о своей работе.
В этом случае – внедрение нового ПО прошло быстрее и легче, отсутствовал саботаж со стороны сотрудников, выстраивались доверительный, позитивные отношения, настрой на конструктив и взаимопомощь.

Осуществлен переход на учетную систему 1С:Финес клуб, 4.0 КОРП, с дальнейшим переходом на интеграцию с 1С:Бухгалтерия предприятия, 3.0.